Módulo 5: Gerenciamento de Leads - Documentação KodaCRM

5.1

Como Adicionar um Lead / Item ao Pipeline

No KodaCRM, cada oportunidade comercial ou atendimento que percorre as colunas do funil é chamado de Item ou Lead. Você pode incluir leads manualmente no funil a qualquer momento, escolhendo a coluna de entrada e vinculando uma conversa ativa (WhatsApp/redes sociais) ou um contato cadastrado.

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No topo do quadro Kanban do pipeline, ao lado dos contadores de itens e etapas, clique no botão azul + Adicionar Item.

Tela Real: Botão "+ Adicionar Item" e Indicadores de Contagem

Botão Adicionar Item no topo do pipeline no KodaCRM

Painel de controle com contadores ("0 Itens", "4 Etapas") e o botão "+ Adicionar Item".

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A janela modal Adicionar Item ao Pipeline será exibida. Nela, você escolhe a coluna inicial e seleciona a origem do lead.

Menu: Selecionar Etapa

Dropdown de seleção da etapa onde o lead será inserido no KodaCRM

Escolha a etapa inicial (ex.: Início, Em Progresso, Coleta de Dados ou Concluído).

Menu: Tipo de Item

Dropdown com opções de tipo de item: Conversa ou Contato no KodaCRM

Selecione Conversa (chat ativo) ou Contato (base de clientes).

Tipo: Conversa

Conecta o lead a um atendimento em tempo real no WhatsApp ou redes sociais integradas. O operador acompanha a negociação e a troca de mensagens na mesma esteira.

Tipo: Contato

Vincula a oportunidade diretamente a um contato cadastrado na base (empresa ou pessoa física), permitindo abrir oportunidades sem depender de conversa iniciada.

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Utilize o campo Buscar Itens para encontrar o lead por nome, e-mail, telefone ou ID. Clique sobre o registro desejado para selecioná-lo (ele ganhará contorno azul).

1. Lista de Conversas Disponíveis

Modal Adicionar Item com Tipo Conversa no KodaCRM

Listagem de conversas ativas no sistema para transformar em card.

2. Contato Selecionado (Tech Solutions Ltda)

Contato Tech Solutions Ltda selecionado com borda azul no KodaCRM

Contato selecionado com destaque azul. Botão "Adicionar Item" ativado.

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(Opcional) Insira anotações no campo Observações e confirme clicando no botão azul Adicionar Item.

Tela Real: Card Criado na Coluna "Início" do Kanban

Card do lead Tech Solutions Ltda na etapa Início no KodaCRM

Card posicionado na etapa "Início" exibindo avatar, status online, nome comercial, telefone e data de entrada.

5.2

Menu de Ações do Card (Contexto do Lead)

Ao passar o mouse sobre o card de um lead ou clicar no menu de opções representado pelos três pontinhos verticais () no card, um menu de contexto com comandos operacionais rápidos é aberto:

Tela Real: Menu de Opções do Card de Lead no KodaCRM

Menu com ações operacionais completas do lead dentro do funil.

Editar Item:

Abre o modal de edição detalhada com abas de Detalhes, Catálogo, Atributos, Tarefas, Arquivos e Histórico.

Ver Histórico:

Abre o lead direto na aba Histórico, com a linha do tempo das movimentações do card (detalhada na seção 5.3).

Clonar Lead:

Duplica o card preservando os dados e configurações para abrir uma nova frente de negociação com o mesmo contato.

Copiar ID:

Copia o identificador único (UUID) do card para uso em integrações via API ou suporte.

Agendar Ação:

Abre a janela "Nova Ação Agendada" para programar algo futuro para o lead: informe Data e Hora, a Recorrência (Uma vez, Diariamente, Semanalmente ou Mensalmente) e o Tipo de Ação (Enviar Mensagem, Executar Webhook ou Criar Tarefa). Para enviar mensagem é preciso escolher um Canal já configurado em Canais e escrever o texto.

Remover do Pipeline:

Exclui o card do pipeline atual. O contato continua existindo na base de dados de contatos do CRM, sendo removido apenas da esteira comercial do funil.

Como Funciona o "Clonar Lead" & Regras de Governança Comercial

Ao clicar em Clonar Lead no menu de contexto dos três pontinhos (), o modal de configuração da clonagem é aberto. Ele permite duplicar ou desdobrar a oportunidade para outro funil ou etapa com total governança sobre os dados comerciais e histórico de atendimento:

1. Menu do Card → Opção "Clonar Lead"

Menu do card com opção Clonar Lead destacada no KodaCRM

Menu de contexto no card de "Maria Santos" com comandos operacionais.

2. Modal de Configuração da Clonagem

Modal Clonar Lead com destino Suporte, etapa Novo e aviso de atributos herdados em observações no KodaCRM

Seleção de Pipeline de Destino, Etapa e aviso de atributos herdados em Observações.

Regra 1: Bloqueio de Clonagem no Mesmo Pipeline Ativo

O operador não consegue clonar um lead para o mesmo pipeline onde a oportunidade já se encontra ativa. Essa proteção impede a duplicidade acidental de negociações no mesmo funil, evitando que dois vendedores disputem o mesmo cliente ou gerem métricas distorcidas.

Regra 2 (Exceção de Ouro): Reabertura de Leads Cancelados / Perdidos

Existe uma exceção fundamental: se o lead de origem estiver posicionado em uma etapa do tipo Cancelada (ex.: etapa Cancelado), o sistema permite clonar para o mesmo pipeline! Isso possibilita reativar um contato antigo ou reiniciar um novo ciclo de vendas sem apagar o registro histórico do cancelamento anterior.

Regra 3: Preservação Inteligente de Atributos em "Observações"

Quando o pipeline de destino não possui determinados atributos configurados na origem (por exemplo, ao clonar do funil de Vendas para Suporte, que não possui os campos cnpj e Tipo de Serviço), o KodaCRM exibe o alerta explicativo no modal e salva esses valores automaticamente no campo Observações do novo lead clonado sob o cabeçalho [Dados herdados do Pipeline Vendas]:

[Dados herdados do Pipeline Vendas]:

• cnpj: 12.345.678/0001-90

• Tipo de Serviço: Projeto

Dessa forma, todas as informações coletadas continuam acessíveis à equipe do novo funil sem poluir a estrutura de atributos daquele setor.

5.3

Edição do Lead: Abas Detalhes & Atributos Personalizados

Ao selecionar a opção Editar Item, o modal "Editar Item no Pipeline" é aberto. Na parte superior, são exibidas as abas estruturadas do atendimento: Detalhes, Catálogo, Atributos, Tarefas, Arquivos e Histórico.

1. Aba Detalhes: Identificação, Etapa & Observações

Tela Real: Modal "Editar Item no Pipeline" → Aba Detalhes

Modal Editar Item no Pipeline na aba Detalhes com bloco Contato, Título da Oportunidade, Etapa Atual informativa, Moeda e Observações no KodaCRM

Bloco do contato vinculado (com link Ver perfil), Título da Oportunidade, Etapa Atual (somente informativa), Moeda e Observações internas.

Como Movimentar o Lead de Etapa:

Arrastar e Soltar no Kanban

A mudança de etapa é feita arrastando o card, pela alça de seis pontinhos que aparece ao passar o mouse, de uma coluna para outra no quadro Kanban.

Campo "Etapa Atual" no Modal

No modal, o campo Etapa Atual é somente informativo. O próprio sistema avisa: "A alteração de etapa é realizada arrastando o card diretamente no Kanban."

Empresa e Contato Interlocutor:

No topo da aba, o bloco identifica o contato vinculado ao lead (e a empresa, quando houver) com o link Ver perfil, que abre o cadastro correspondente no módulo de Contatos.

Título da Oportunidade:

Nome da negociação exibido no card do Kanban (conforme o Layout do Card do pipeline). Pode ser editado livremente.

Moeda da Oportunidade:

Define a moeda de faturamento para esta negociação específica (ex.: Real Brasileiro - BRL, USD ou EUR).

Observações do Lead:

Anotações internas compartilhadas entre os operadores da equipe sobre o contexto e histórico do cliente (ex.: "Lead added to pipeline").

2. Aba Atributos: Preenchimento de Campos Personalizados do Lead

Na aba Atributos, o operador visualiza e preenche todos os campos específicos vinculados ao lead. O sistema renderiza os atributos com base no que foi configurado para o pipeline e para a coluna atual:

Tela Real: Modal "Editar Item no Pipeline" → Aba Atributos

Aba Atributos com Tipo de Serviço preenchido como Projeto e Anexo com botão Escolher arquivo no KodaCRM

Identificação de escopo e tipo por tags: Atributo do Pipeline (Tipo de Serviço) e Atributo do Estágio (Anexo).

Atributo do Pipeline Tipo de Serviço:

Campo de texto global preenchido com a especificação da oportunidade (no exemplo: Projeto). Fica disponível em todas as etapas do funil.

Atributo do Estágio Anexo de Documento:

Campo do tipo Arquivo com o botão azul "Escolher arquivo". Exclusivo daquela fase do atendimento (ex.: termo de adesão ou contrato prévio).

Bloqueio de Avanço em Campos Obrigatórios:

Se um atributo do estágio estiver configurado como Obrigatório para Avançar, o card não poderá ser movido para a próxima coluna até que o operador insira o dado ou anexe o arquivo exigido.

3. Aba Tarefas: Compromissos e Follow-ups do Lead

Na aba Tarefas você registra o que precisa ser feito para avançar a negociação. Ela mostra o total de tarefas, quantas estão pendentes e um contador no próprio nome da aba. Sem tarefas, aparece "Nenhuma tarefa encontrada" com o botão Criar Primeira Tarefa.

1. Lista de Tarefas do Lead

Aba Tarefas do lead com uma tarefa Ligar para cliente do tipo Ligação e prioridade Média, o filtro Todas e o botão Nova Tarefa no KodaCRM

Tarefa com caixa de seleção, título, tipo e prioridade, mais o filtro e o botão Nova Tarefa.

2. Janela "Criar Nova Tarefa"

Janela Criar Nova Tarefa com Título, Tipo, Prioridade, Data de Vencimento, Atribuído a e Descrição no KodaCRM

Campos da Nova Tarefa:

Título (obrigatório): o que deve ser feito (ex.: Ligar para cliente).
Tipo: Ligação, E-mail, Reunião, Follow-up, Nota ou Outro.
Prioridade: Baixa, Média, Alta ou Urgente.
Data de Vencimento: data e hora limite.
Atribuído a: responsável pela tarefa (ou Nenhum).
Descrição: detalhes adicionais.

Concluir e reabrir uma tarefa:

Marque a caixa de seleção ao lado do título para concluir a tarefa. A ação é aplicada na hora (sem precisar clicar em Salvar Alterações) e o sistema avisa "Tarefa concluída com sucesso": o título aparece riscado, surge a etiqueta Concluída e a tarefa deixa de contar como pendente. Para reabri-la, desmarque a caixa; o aviso é "Tarefa reaberta com sucesso".

Aba Tarefas com a tarefa Ligar para cliente concluída, título riscado e etiqueta Concluída no KodaCRM

Ao passar o mouse sobre uma tarefa aparecem as ações Adicionar subtarefa (somente enquanto pendente), Editar e Excluir, além de uma alça de arrastar à esquerda do título.

Filtros e acompanhamento:

O seletor ao lado de Nova Tarefa filtra a lista por Todas, Pendentes, Atrasadas e Concluídas. Os cards do Kanban também podem exibir o contador de tarefas do lead, conforme o Layout do Card do pipeline.

4. Aba Histórico: Linha do Tempo do Lead

A aba Histórico (também acessível pela opção Ver Histórico do menu do card) lista, do mais recente para o mais antigo, tudo o que aconteceu com o card no funil. Cada registro traz o responsável, a origem (MANUAL, quando uma pessoa moveu o card; SISTEMA, quando foi uma ação automática, como a entrada no funil), a data e hora e a etapa de origem e destino.

Tela Real: Aba Histórico do Lead

Aba Histórico do modal Editar Item no Pipeline com a entrada no funil pelo sistema e a movimentação manual de Novo Lead para Qualificação no KodaCRM

Exemplo: entrada no funil registrada pelo sistema e, em seguida, a movimentação manual de "Novo Lead" para "Qualificação".

5.4

Anexar Produtos e Serviços do Catálogo ao Lead

Na aba Catálogo do modal de edição, você conecta os produtos ou serviços cadastrados no CRM à negociação atual. Isso permite que a oportunidade tenha itens detalhados com precificação individual e calcula automaticamente o Valor Total da proposta.

Tela Real: Modal "Editar Item no Pipeline" → Aba Catálogo

Aba Catálogo no modal Editar Item com botão Adicionar Item, campos de Nome do item, Valor do item e Valor Total no KodaCRM

Linha de composição de itens adicionada na aba Catálogo com campos de Nome, Valor unitário e totalizador.

Passo a Passo: Como Vincular Itens e Calcular o Valor da Proposta:

1. Busca no Catálogo Global

Dropdown de busca de item no catálogo global selecionando Consultoria em Gestão da Qualidade no KodaCRM

Digite ou selecione da lista "Catálogo Global" o serviço ou produto desejado (ex.: Consultoria em Gestão da Qualidade - BRL 3.000,00).

2. Ajuste de Quantidade & Valor Total Recalculado

Item com quantidade 2 e valor 3000 resultando em Valor Total BRL 6.000,00 no KodaCRM

Ao alterar a quantidade para 2, o Valor Total atualiza automaticamente para BRL 6.000,00 (2 x 3.000,00).

1. Busca Inteligente no Catálogo Global:

Ao clicar no campo "Nome do item", o sistema exibe o menu suspenso de busca permitindo digitar palavras-chave ou selecionar diretamente do catálogo cadastrado no Módulo 4. O preço unitário de tabela é preenchido instantaneamente.

2. Controle de Quantidade e Multiplicação Automática:

O primeiro campo numérico define o volume contratado ou número de unidades (ex.: 2 contratos ou produtos). O CRM calcula automaticamente o subtotal multiplicando a quantidade pelo valor unitário negociado.

3. Edição do Valor Unitário (Margem Comercial):

Caso o item permita personalização nas negociações, o operador pode aplicar descontos ou ajustar o valor unitário diretamente no campo numérico de preço (ex.: 3000).

4. Totalizador Dinâmico da Oportunidade:

No rodapé à direita, o campo Valor Total em verde (ex.: BRL 6.000,00) reflete a soma consolidada de todos os produtos e serviços associados ao lead. Você pode adicionar múltiplos itens clicando repetidamente em + Adicionar Item.

Salvar Alterações:

Após compor os itens da proposta e conferir o valor total, clique no botão azul Salvar Alterações no rodapé. O card no Kanban atualizará imediatamente com o novo montante da negociação.

Inspeção Rápida no Kanban: Hint Flutuante sem Abrir o Lead:

Depois que os itens do catálogo são vinculados à oportunidade, você não precisa abrir o modal do lead e navegar até a aba Catálogo toda vez que quiser verificar o que foi orçado. No quadro Kanban, basta passar o cursor do mouse (hover) em cima do indicador "1 item no catálogo" no rodapé do card.

Tela Real: Balão Flutuante (Hint) ao Passar o Mouse sobre os Itens do Lead

Card com balão flutuante exibindo Itens do Catálogo (1) com 2x Consultoria em Gestão da Qualidade R$ 6.000,00 no KodaCRM

Janela flutuante em tempo real listando as unidades multiplicadas (2x), nome do serviço e o valor consolidado.

Vantagens da Inspeção por Hover (Hint):

Zero cliques: Auditoria instantânea dos produtos/serviços de qualquer oportunidade diretamente na visão geral do funil.
Multiplicadores visíveis: Visualização direta de pacotes ou quantidades negociadas (ex.: 2x Consultoria em Gestão da Qualidade).
Subtotais e Totalizador: Conferência rápida do valor final sem risco de alterar acidentalmente o lead.

5.5

Anexar Documentos e Contratos (Aba Arquivos do Lead)

Na aba Arquivos do modal Editar Item no Pipeline, você gerencia todos os documentos, contratos, propostas e comprovantes atrelados ao cliente. Cada arquivo adicionado fica permanentemente vinculado ao histórico do lead, permitindo consulta e download imediato por qualquer membro da equipe.

1. Painel Inicial de Envio de Arquivos

Ao abrir a aba Arquivos, o topo do painel exibe o formulário de upload com os campos Nome do arquivo e Categoria do arquivo. Caso nenhum item tenha sido carregado anteriormente, a seção inferior exibe o aviso "Nenhum arquivo adicionado":

Tela Real: Modal "Editar Item no Pipeline" → Aba Arquivos (Vazia)

Aba Arquivos no modal Editar Item no Pipeline com formulário de envio e estado vazio no KodaCRM

Formulário para seleção de arquivo local e classificação por categoria antes do upload.

2. Classificação por Categoria de Arquivo

Para manter a governança e facilitar filtros futuros, o KodaCRM organiza os anexos em categorias. Ao clicar no campo Categoria do arquivo, um menu suspenso é aberto com as opções homologadas:

Tela Real: Dropdown de Categorias de Arquivo do Lead

Categorias padrão: Proposta, Contrato e Documento (ou digite uma categoria livre).

Proposta:

Cotações formais, orçamentos personalizados, tabelas de valores especiais e apresentações comerciais enviadas ao lead.

Contrato:

Minutas contratuais, termos de prestação de serviços assinados, procurações e aditivos jurídicos.

Documento:

Categoria genérica para qualquer outro anexo relevante (relatórios de vistoria, backups, notas fiscais, fotos ou comprovantes).

3. Seleção do Arquivo Local e Envio

Clique no botão Escolher arquivo para abrir o seletor do computador e indicar o documento desejado. Em seguida, selecione a categoria correspondente e clique no botão azul Adicionar arquivo:

Tela Real: Arquivo Selecionado e Pronto para Inclusão

Formulário preenchido com arquivo PDF e categoria Documento selecionada no KodaCRM

Arquivo "Relatório de Saneamento de Espaço e Backups.pdf" com categoria Documento e botão Adicionar arquivo ativo.

4. Arquivo Atrelado ao Lead e Gerenciamento de Anexos

Após clicar em Adicionar arquivo, o documento é inserido na lista Arquivos do lead com informações completas e botões operacionais:

Tela Real: Arquivo Carregado e Vinculado ao Lead

Card do arquivo anexado exibindo nome, tag DOCUMENTO, tamanho 368.8 KB, data e botões de download e exclusão no KodaCRM

Registro oficial do documento anexado com metadados (368.8 KB • 13/10/2026) e botões de Download e Exclusão.

Download Imediato:

O ícone de bandeja com seta para baixo () permite que qualquer membro autorizado da equipe baixe uma cópia exata do documento com um único clique.

Exclusão Segura:

O ícone de lixeira () permite remover anexos obsoletos ou substituí-los por versões revisadas.

Salvar Alterações do Lead:

Após enviar todos os arquivos necessários, clique no botão azul Salvar Alterações no rodapé do modal para consolidar o vínculo dos arquivos ao lead no banco de dados.

5.6

Movimentação de Leads no Kanban & Totalizadores Financeiros

A operação diária dos leads no KodaCRM é totalmente interativa e orientada a resultados financeiros. À medida que as negociações avançam, o operador movimenta os cards visualmente entre as colunas, e o sistema recalcula em tempo real os totalizadores por etapa e o valor financeiro consolidado do pipeline.

1. Como Movimentar Leads entre Etapas (Arrastar e Soltar / Drag-and-Drop)

Com o mouse, basta clicar sobre o card da oportunidade desejada, manter o botão pressionado e arrastar o card horizontalmente até a coluna de destino. Durante o movimento, o card fica translúcido indicando a prévia da transferência. Ao soltar o mouse na coluna desejada (por exemplo, movendo de Início para Em Progresso), o lead é reposicionado imediatamente.

Tela Real: Arrastando o Lead "Tech Solutions Ltda" de Início para Em Progresso

Movimentação de card no Kanban via drag and drop no KodaCRM

Interface de arraste suave com prévia visual translúcida entre as etapas do funil.

2. Como os Itens de Catálogo Compõem os Valores das Etapas

Cada lead exibe em seu card o Valor Total calculado a partir dos produtos e serviços anexados na aba Catálogo. O KodaCRM soma esses montantes de forma inteligente em dois patamares:

Soma de Valores na Coluna "Início"

Coluna Início com 2 leads somando R$ 8.000,00 no KodaCRM

Dois leads na etapa: Tech Solutions (R$ 6.000,00) + Maria Santos (R$ 2.000,00) = R$ 8.000,00.

Totalizador Geral no Topo do Pipeline

Topo do pipeline com 2 Itens, 4 Etapas e R$ 8.000,00 Valor Total no KodaCRM

Indicadores consolidados: 2 Itens, 4 Etapas e R$ 8.000,00 Valor Total.

Regra de Ouro: O Valor Total é Independente da Etapa

O indicador Valor Total exibido no topo do pipeline consolida todo o montante financeiro em negociação no funil. Se você movimentar um lead de uma etapa para outra (por exemplo, arrastando o card de R$ 6.000,00 de Início para Em Progresso):

A soma da coluna Início diminui para R$ 2.000,00;
A soma da coluna Em Progresso sobe para R$ 6.000,00;
O Valor Total do Pipeline no topo permanece rigorosamente o mesmo: R$ 8.000,00!

3. Descarte de Oportunidades: Modal Obrigatório "Registrar Motivo da Perda"

Quando uma negociação não é concluída favoravelmente e a oportunidade precisa ser encerrada, o operador move o card para uma coluna configurada com o tipo Cancelada (no exemplo real abaixo, a etapa Cancelado).

O KodaCRM possui uma regra de governança rígida: não é possível cancelar ou perder um lead sem informar o motivo. Ao soltar o card na coluna cancelada, o sistema abre imediatamente o modal "Registrar Motivo da Perda":

Tela Real: Modal Obrigatório "Registrar Motivo da Perda" ao Mover para Etapa Cancelada

Modal Registrar Motivo da Perda exibindo contato Maria Santos, etapa de destino Cancelado, motivo digitado Preço elevado e botão Confirmar Perda no KodaCRM

O preenchimento do motivo de cancelamento é obrigatório (ex.: 13/500 caracteres) antes de confirmar a perda.

1. Identificação do Lead e Destino:

O cabeçalho do cartão exibe o nome do contato (Maria Santos), telefone vinculado (+5511977777777) e destaca em vermelho a Etapa de destino: Cancelado, garantindo total certeza da ação antes de efetivar.

2. Campo Obrigatório "Motivo do Cancelamento / Perda *":

Área de texto com limite de até 500 caracteres e contador dinâmico em tempo real (no exemplo: "Preço elevado" com 13/500). O operador deve justificar por que o cliente desistiu da compra ou contratação.

3. Regra de Bloqueio do Cancelamento:

Só é possível cancelar se colocar o motivo. Se o operador clicar em Cancelar, a operação é desfeita e o card retorna para a coluna em que estava. Ao clicar no botão vermelho Confirmar Perda, o motivo é gravado no histórico de auditoria do CRM e o lead é arquivado na etapa cancelada.

Finalizando a Jornada do Lead:

Ao arrastar o lead para uma coluna do tipo Completa (como Concluído), a oportunidade é registrada como ganha e pode ser encaminhada automaticamente para o próximo funil via Encadeamento de Pipelines. Se o negócio for perdido, basta arrastá-lo para uma etapa do tipo Cancelada e registrar a justificativa para manter os indicadores de conversão da empresa 100% auditáveis.

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