Política de Privacidad — KodaCRM

Versión original: 12/08/2026
Última actualización: 12/08/2026
Versión vigente en: https://kodacrm.com.br/politica-de-privacidade

KodaCRM creó esta Política de Privacidad (la "Política") para explicar cómo trata los datos personales cuando usted contrata, instala o utiliza nuestras soluciones de atención y automatización, o cuando accede a nuestro Sitio.

KodaCRM es un software de CRM (Customer Relationship Management) y gestión omnicanal de atención y ventas, proporcionado como Software como Servicio (SaaS): alojamos y administramos la infraestructura en la nube para que el Cliente pueda operar el Software. Este diseño es determinante para entender quién procesa qué — por lo que hay un capítulo dedicado a este tema más adelante (ver el capítulo Particularidades del modelo SaaS y el rol de KodaCRM como Encargado).

Esta Política integra de forma inseparable los Términos y Condiciones de Uso de KodaCRM. En caso de duda o para ejercer sus derechos como Titular, contáctenos a través de los canales proporcionados al final del documento.

RESUMEN - INFORMACIÓN CONTENIDA EN ESTA POLÍTICA

  1. Definiciones
  2. A quién se aplica esta Política
  3. Qué datos recopilamos y cómo
  4. Fines del tratamiento de datos
  5. Bases legales aplicables
  6. Con quién compartimos sus datos
  7. Particularidades del modelo SaaS y el rol de KodaCRM como Encargado
  8. Por cuánto tiempo guardamos sus datos
  9. Cómo protegemos sus datos
  10. Derechos del Titular
  11. Cookies
  12. Transferencia Internacional de Datos
  13. Delegado de Protección de Datos y canales de contacto
  14. Cambios en esta Política

1. Definiciones

Para facilitar la lectura, algunos términos usados a lo largo de esta Política:

2. A quién se aplica esta Política

Esta Política se aplica a los siguientes Titulares:

Esta Política no se aplica directamente a los contactos finales (leads, clientes del Cliente, destinatarios de mensajes) cuyos datos el Cliente ingresa o enruta a través de KodaCRM. Con respecto a estos datos, el Cliente es el Controlador exclusivo y KodaCRM actúa estrictamente como Encargado — le corresponde mantener su propia política de privacidad, obtener los consentimientos aplicables y atender las solicitudes de los titulares (ver el capítulo Particularidades del modelo SaaS y el rol de KodaCRM como Encargado).

3. Qué datos recopilamos y cómo

KodaCRM recopila datos personales en tres contextos distintos. Cada uno tiene su propia fuente y propósito, descritos a continuación.

3.1. Datos que usted nos proporciona directamente

Cuando se registra para usar KodaCRM, completa formularios en el Sitio o interactúa con nuestras redes sociales, recopilamos:

3.2. Datos recopilados automáticamente

Durante la navegación en el Sitio y el uso del panel administrativo de KodaCRM, registramos automáticamente:

3.3. Datos operativos y de infraestructura

Debido a la naturaleza SaaS de KodaCRM, almacenamos los datos operativos (mensajes, contactos, conversaciones, pipelines, archivos y datos de clientes finales) ingresados por el Cliente estrictamente para prestar el servicio. Para el funcionamiento de la plataforma, la seguridad y la auditoría, recopilamos:

Estos datos se tratan exclusivamente para seguridad, prevención de abusos, auditoría de cumplimiento y estabilidad operativa.

4. Fines del tratamiento de datos

Tratamos los datos mencionados exclusivamente para los fines que se indican a continuación. Cualquier tratamiento para un fin no previsto en esta Política dependerá de una nueva base legal o un nuevo consentimiento.

  1. Operación del contrato: Identificar Cliente y Usuario, facturar, validar la licencia, brindar soporte técnico y comunicar aspectos contractuales (renovaciones, cambios de plan, comunicados oficiales).
  2. Comunicación institucional y marketing: Responder dudas, enviar contenido y novedades sobre KodaCRM, medir campañas y segmentar la comunicación — siempre con la posibilidad de darse de baja (opt-out).
  3. Seguridad y prevención de fraudes: Identificar intentos de piratería, abuso, fraude y proteger la integridad de la infraestructura.
  4. Cumplimiento de obligaciones legales: Atender órdenes judiciales, solicitudes de la ANPD y otras obligaciones legales (especialmente el Marco Civil de Internet).
  5. Ejercicio regular de derechos: Defensa en procesos judiciales, administrativos o arbitrales.
  6. Medición y mejora del Sitio: Analizar el tráfico, el comportamiento de los visitantes y el rendimiento de las páginas y campañas, observando el régimen de consentimiento descrito en el capítulo Cookies.

5. Bases legales aplicables

Cada finalidad encuentra una base legal en la LGPD, según la tabla a continuación:

Datos Propósito Base legal (LGPD)
Registro de Cliente y Usuario Formación y ejecución del contrato de licencia de KodaCRM Ejecución de contrato (art. 7, V)
Comunicación con el Titular y marketing directo Atención, comunicación contractual y promocional Ejecución de contrato (art. 7, V) e interés legítimo (art. 7, IX), con opt-out
Logs de IP, sesión, dispositivo y navegador Seguridad, registro de actividades y cumplimiento del Marco Civil de Internet Obligación legal (art. 7, II) e interés legítimo (art. 7, IX)
Datos de uso, integraciones e infraestructura Validación de licencias, prevención de piratería y protección de la infraestructura Ejecución de contrato (art. 7, V) e interés legítimo (art. 7, IX)
Cookies estrictamente necesarias para el Sitio Funcionamiento técnico y seguridad de navegación Interés legítimo (art. 7, IX)
Cookies opcionales (estadísticas, marketing y funcionales) Medición, personalización y publicidad dirigida Consentimiento (art. 7, I)

Puede revocar su consentimiento en cualquier momento a través de los canales informados al final de esta Política.

6. Con quién compartimos sus datos

KodaCRM comparte datos personales solo con terceros indispensables para la operación de las soluciones, el Sitio y el sistema de licencias. Estos terceros se dividen en tres grupos: (i) Operadores, que procesan datos bajo nuestras instrucciones; (ii) Controladores asociados, que procesan datos de forma autónoma para sus propios fines; y (iii) Controladores independientes activados por el propio Cliente.

6.1. Operadores

Los Operadores contratados se organizan en categorías funcionales. Mantenemos contratos de procesamiento de datos y exigimos estándares mínimos de seguridad de la información compatibles con la LGPD.

La lista nominal actualizada de Operadores puede ser solicitada en cualquier momento por el Titular, en los términos del art. 18, VII, de la LGPD, al correo electrónico contato@kodacrm.com.br.

6.2. Controladores asociados

Algunas relaciones involucran a terceros que procesan datos personales para sus propios fines, actuando como Controladores autónos (no Operadores):

6.3. Herramientas de medición del Sitio

El Sitio institucional puede utilizar herramientas de terceros para análisis estadístico del tráfico, medición de campañas y segmentación publicitaria. Estas herramientas recopilan datos técnicos del visitante (dirección IP, identificadores de dispositivo, páginas visitadas, tiempo de navegación) para mejorar la experiencia y el rendimiento.

La activación de estas herramientas ocurre mediante el consentimiento otorgado por el banner de cookies — ver capítulo Cookies.

6.4. Integraciones de Terceros configuradas por el Cliente

KodaCRM es una plataforma omnicanal diseñada para integrarse a múltiples canales y sistemas — redes sociales, mensajeros, marketplaces, CRMs, pasarelas de pago y otros — a través de APIs, webhooks o conectores. La activación de estas integraciones es decisión exclusiva del Cliente, como Controlador de los datos que decide traficar por cada canal.

7. Particularidades del modelo SaaS y el rol de KodaCRM como Encargado

KodaCRM está disponible bajo el modelo SaaS (Software as a Service). Esto significa que:

  1. Custodia e infraestructura: El software se ejecuta en servidores en la nube gestionados por nosotros. KodaCRM garantiza la seguridad, copias de seguridad y disponibilidad de la infraestructura para que el Cliente opere.
  2. Separación de roles frente a la LGPD:
    • Respecto a los datos operativos procesados en KodaCRM, como mensajes, historial de conversaciones, archivos, contactos y datos de clientes finales del Cliente, el Cliente actúa como Controlador y KodaCRM actúa como Encargado (Processor), procesando dichos datos únicamente de acuerdo con las instrucciones del Cliente y exclusivamente para la prestación del servicio contratado.
  3. Responsabilidades del Cliente: Corresponde al Cliente, en su condición de Controlador:
    • Proporcionar un aviso de privacidad a sus usuarios y clientes finales;
    • Obtener el consentimiento o definir la base legal aplicable para el tratamiento de datos realizado a través de KodaCRM;
    • Garantizar el uso seguro de las credenciales de acceso a la plataforma;
    • Atender directamente las solicitudes de los titulares de los datos procesados en su instancia de KodaCRM.

8. Por cuánto tiempo guardamos sus datos

Los datos personales mantenidos por KodaCRM se almacenan solo por el tiempo necesario para cumplir los fines para los que fueron recopilados, observando los plazos legales y reglamentarios:

Una vez expirados los plazos, los datos serán eliminados de manera segura o anonimizados para fines estadísticos.

9. Cómo protegemos sus datos

Adoptamos medidas técnicas, administrativas y organizacionales capaces de proteger los datos personales bajo nuestra custodia contra el acceso no autorizado, destrucción, pérdida, alteración, comunicación o cualquier forma de tratamiento inadecuado o ilícito.

Entre las medidas implementadas se destacan:

10. Derechos del Titular

En los términos del art. 18 de la LGPD, usted, como Titular de los datos personales tratados por KodaCRM, tiene los siguientes derechos:

  1. Confirmación y Acceso: Confirmar la existencia del tratamiento y acceder a sus datos personales.
  2. Corrección: Solicitar la corrección de datos incompletos, inexactos o desactualizados.
  3. Anonimización, Bloqueo o Eliminación: Requerer la anonimización, bloqueo o eliminación de datos innecesarios, excesivos o procesados en incumplimiento de la LGPD.
  4. Portabilidad: Solicitar la portabilidad de los datos a otro proveedor de servicios o productos.
  5. Eliminación de Datos: Solicitar la eliminación de los datos personales procesados con base en el consentimiento, excepto en los casos de conservación previstos por la ley.
  6. Información sobre el Intercambio: Obtener información sobre las entidades públicas y privadas con las que compartimos sus datos.
  7. Información sobre la Opción de No Consentir: Ser informado sobre la posibilidad de no otorgar el consentimiento y las consecuencias de la negativa.
  8. Revocación del Consentimiento: Revocar el consentimiento en cualquier momento, de forma sencilla y gratuita.

Para ejercer cualquiera de estos derechos, contáctenos al correo electrónico: contato@kodacrm.com.br o privacidade@kodacrm.com.br.

11. Cookies

Las cookies son pequeños archivos de texto guardados en su navegador cuando visita nuestro Sitio. Ayudan al sitio a reconocer su dispositivo en futuras visitas.

Dividimos las cookies utilizadas en nuestro Sitio en:

Puede administrar y cambiar sus preferencias de cookies en cualquier momento a través de la herramienta de gestión de consentimiento presente en el Sitio o ajustando la configuración de su navegador.

12. Transferencia internacional de datos

Utilizamos servicios de infraestructura de TI y proveedores en la nube que pueden estar ubicados o tener servidores fuera de Brasil.

En estos casos, garantizamos que la transferencia internacional de datos se realice de acuerdo con el Capítulo V de la LGPD, asegurando que el país de destino o la organización receptora ofrezca un nivel de protección de datos personales adecuado al previsto en la legislación brasileña.

13. Delegado de Protección de Datos y canales de contacto

Si tiene preguntas, comentarios o desea ejercer sus derechos con respecto al procesamiento de datos personales, comuníquese con nuestro Delegado de Protección de Datos (DPO):

14. Cambios en esta Política

Nos reservamos el derecho de alterar o actualizar esta Política de Privacidad en cualquier momento para reflejar mejoras en nuestras herramientas, o adecuaciones legales o reglamentarias.

Siempre que se realicen cambios relevantes, publicaremos la nueva versión en esta página con la fecha de actualización revisada. Le recomendamos que consulte esta Política periódicamente para mantenerse informado sobre cómo se protegen sus datos.